Neue Regelungen zur e-Vergabe in Vergabeverfahren

Was bedeutete „e-Vergabe“ bisher?

Die Pflicht, ein Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich zumindest teilweise elektronisch durchzuführen, ist nicht neu. Seit dem 18.04.2016 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, z.B. die Bekanntmachungen für zu vergebende Aufträge elektronisch an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union elektronisch zu übermitteln. In der Bekanntmachung muss der öffentliche Auftraggeber eine elektronische Adresse („Link“) angeben, unter der alle Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.

Selbst in zweistufigen Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb müssen zusammen mit der Bekanntmachung alle später benötigten Vergabeunterlagen (z.B. das LV, Vertragstexte u.ä.) unmittelbar elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Die elektronische Einsichtnahme in die Unterlagen muss für die Bieter ohne Registrierung möglich sein, für jede weitere Kommunikation darf der öffentliche Auftraggeber eine Registrierung des Bieters ver-langen.

Was muss der Auftraggeber ab jetzt bei der „e-Vergabe“ beachten?

Seit dem 18.10.2018 sind alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, die Kommunikation mit den Bewerbern bzw. Bietern gänzlich elektronisch zu führen. Über die bereits bestehenden Pflichten hinaus bedeutet dies für die öffentlichen Auftraggeber, dass die gesamte Korrespondenz mit den Bietern in verschlüsselter elektronischer Form geführt werden muss. Dies betrifft insbesondere die Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten durch die Bieter. Der Auftraggeber muss hierbei sicherstellen, dass diese elektronischen Dokumente – ebenso wie früher die Angebotsanschreiben – bis zum Zeitpunkt der Submission nicht geöffnet werden können. Eine Kommunikation mittels einfacher E-Mail ist daher ausgeschlossen. Rechtssicher lassen sich Vergabeverfahren daher nur mit elektronischen Vergabeportalen durchführen.

Gilt die Pflicht zur „e-Vergabe“ ohne Ausnahme?

Nein. Für Bauvergaben sieht der Verordnungsgeber in der VOB/A eine Ausnahme vor. Die öffentlichen Auftraggeber müssen ab 18.10.2018 entscheiden, ob sie im jeweiligen Vergabeverfahren schriftliche Angebote zulassen oder auf der Durchführung eines elektronischen Vergabeverfahrens bestehen.

Fazit:

Insbesondere für öffentliche Auftraggeber, die VgV-Verfahren durchführen wollen, bricht nun endgültig das elektronische Zeitalter an. Die öffentlichen Auftraggeber müssen sich zwingend mit der „e-Vergabe“ auseinandersetzen. Eine Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu schweren Vergaberechtsverstößen führen.

Für Rückfragen zum neuen e-Vergaberecht steht Ihnen unser Team aus erfahrenen Vergaberechtsspezialisten jederzeit zur Verfügung.

Verfasser: Rechtsanwalt Axel C. Sperling